Liegenschaftenkosten: Belege sammeln lohnt sich
* Martin Byland

„Die Steuerbehörden stellen zusammen mit dem Steuerpflichtigen die für eine vollständige und richtige Besteuerung massgebenden rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse fest“ heisst es lapidar in § 132 Abs. 1 des neuen Züricher Steuergesetzes. Eigentümer von Liegenschaften sind dabei besonders bei den Aufwendungen gefordert, da die Steuerbehörden für die Anerkennung der effektiven Kosten sehr hohe Anforderungen stellen. Dies wird von vielen Steuerpflichtigen unterschätzt, wie die Erfahrung aus der Beratung zeigt.

Rechnungen allein genügen nicht immer
Die Ehegatten Meier renovierten ihr älteres Einfamilienhaus, indem sie Küche und Bad erneuerten, das Wohnzimmer umbauten, Fenster ersetzten und eine Fassadenrenovation vornahmen. Mit ihrer Steuererklärung reichten sie eine Liste der Rechnungen ein, aus welcher lediglich hervorging, welche Handwerker für wie viel Rechnung gestellt hatten. Als der Steuerkommissär sie aufforderte, ihre Aufwendungen durch detaillierte und chronologische Aufstellungen zu belegen, die Aufwendungen einzeln zu begründen und den Nachweis der Zahlung zu liefern, reichten die Ehegatten Meier die Originalrechnungen mit einigen allgemeinen Bemerkungen ein. Der Steuerkommissär anerkannte nur einen Teil der geltend gemachten Aufwendungen als werterhaltend und liess damit einen erheblichen Teil der Kosten nicht als einkommensmindernde Auslagen zu. Die Steuerrekurskommission bestätigte den Entscheid.

Grundregel
Was hatte das Ehepaar Meier falsch gemacht? Bekanntlich können bei Liegenschaften im Privatvermögen nur Aufwendungen vom Einkommen abgezogen werden, welche bestimmte Investitionen darstellen (der Energiesparung, dem Umweltschutz oder dem Denkmalschutz dienend) oder den Zweck haben, die Liegenschaft im bisherigen Zustand zu erhalten (sog. Unterhaltskosten). Dazu gehören die Kosten der Instandhaltung, aber auch jene, die der Instandstellung dienen, d.h. der Nachholung unterbliebener Instandhaltung. Demgegenüber sind Aufwendungen, welche eine dauernde Wertvermehrung oder Verbesserung des Grundstücks bewirken, insbesondere durch bauliche Veränderung (Einbau eines Badezimmers, Bau einer Garage, Ausbau des Dachstocks, Weg- und Strassenbauten) wertvermehrende Aufwendungen. Solche können nur im Falle eines Verkaufs der Liegenschaft bei der Grundstückgewinnsteuer geltend gemacht werden.
Im Steuerrecht gilt die Grundregel, dass Steuerpflichtige, welche steuermindernde Tatsachen geltend machen – d.h. Aufwendungen und Abzüge – diese auch nachweisen müssen. Gelingt ihnen der Beweis nicht, werden sie nicht zugelassen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass jeder Grundeigentümer sich möglichst gut dokumentiert, indem er zumindest diejenigen Beweise (wie Rechnungen, Pläne, Fotos etc.) sichert, die ihm ohnehin zur Verfügung stehen. In den meisten Fällen, bei denen es um ordentliche Unterhaltskosten geht (Malerarbeiten, Gebäudeversicherung etc.) genügt das Einreichen einer Liste der Rechnungen mit Datum, Art der Leistung, Empfänger der Zahlung und Betrag. Die Rechnungen selber müssen nicht beigelegt werden.

Vorgehen bei Umbauten und grösseren Renovationen
Bei Aufwendungen, welche nicht ohne weiteres als werterhaltend eingestuft werden können, ist der Steuerpflichtige gut beraten, wenn er nicht nur die Liste der Rechnungen einreicht, sondern auch noch mit einer kurzen Umschreibung erläutert, was gemacht wurde. Dies erhöht die Chance, dass der Steuerkommissär die Liste ohne Nachfragen akzeptiert. Bei gemischten Aufwendungen, welche erheblichen wertvermehrenden Charakter haben, ist es ratsam, von sich aus einen Teil als wertvermehrend zu deklarieren, wobei die Deklaration durchaus ‚konservativ’ sein kann. Das gleiche gilt für energiesparende und dem Umweltschutz dienende Kosten, für welche besondere Vorschriften gelten. Was dann als steuermindernd anerkannt wird, ist häufig Verhandlungssache, wobei ein erfahrener Steuerfachmann viel erreichen kann, da er die Denkweise der Behörden und den Spielraum kennt.
Auch wenn in den meisten Fällen die geltend gemachten Aufwendungen vom Steuerkommissär mehr oder weniger integral anerkannt werden, muss sich der Steuerpflichtige stets bewusst sein, dass im Konfliktfall die Vorlage von Rechnungen und die allgemeine Umschreibung der Umbauten nicht genügt, wie der obenerwähnte Fall der Ehegatten Meier zeigt. Die Rekurskommission hielt nämlich den Ehegatten vor, dass sie nicht belegt hätten, dass die Umbauten nicht über die Instandhaltung hinausgingen. Dies hätte mit einer detaillierten Beschreibung und der Vorlage von Plänen oder Fotos belegt werden können. Im weiteren habe es an Angaben über den Zustand der Liegenschaft vor dem Umbau gefehlt, weshalb z.B. nicht ersichtlich sei, aus welchem Grund das Wohnzimmer hätte umgebaut werden müssen. Zudem sei der Nachweis, dass der mit den Rechnungen geltend gemachte Aufwand tatsächlich entstanden sei, nicht erbracht worden, da Zahlungsbelege fehlten.

Fazit
Bei grösseren Umbauten und Renovationen ist es auf jeden Fall ratsam, sich anhand von Fotos, Plänen etc. so zu dokumentieren, dass der Zustand vorher und nachher einem Aussenstehenden plausibel gemacht werden kann. Insbesondere der Zustand vorher wird häufig nicht erfasst, was auch später kaum mehr rekonstruiert werden kann. Im weiteren sind nicht nur die Rechnungen, sondern auch die dazugehörenden Zahlungsbelege aufzubewahren. Da diese sehr strengen Anforderungen auch bei der Grundstückgewinnsteuer gelten, sind die Belege für mindestens 20 Jahre aufzubewahren.

* Martin Byland, lic. iur. Rechtsanwalt, TBO Treuhand AG, Zürich